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Espace Association Sportive

Nom de l'Association
Sigle
Siège Social
Affiliation à une Fédération : 
   

Membres du Bureau

Fonction 
Nom 
   Prénom  
Téléphone 
E-Mail 
 
Fonction Nom Prénom Téléphone E-Mail    
         

 

TABLEAU 1

Saisie Par le Service des Sports ... SUIVI DES ELEMENTS ADMINISTRATIFS

Choix de l'Association
   
Eléments Administratifs
  
Convention : OUI NON
Date de Validité   		Caution : OUI NON
Date de Validité   		Assurance : OUI NON
Date de Validité  
     
   
Association Convention Caution Assurance    
...
OUI/NON
DATE
OUI/NON
DATE
OUI/NON
DATE

 

Récapitulatif ... Simple Affichage (Page de l'Association Sélectionée)
Convention Caution Assurance
OUI/NON
DATE
OUI/NON
DATE
OUI/NON
DATE

TABLEAU 2

Saisie Par le Service des Sports ... SUIVI DES PERIODES DE CONGES SCOLAIRES

Périodes de Congés Scolaires 
Dates de la Période 
Date de Forclusion 
Etat de la Période 
 du au
 
       
     
Périodes de Congés Scolaires 
Dates de la Période 
Date de Forclusion 
Etat de la Période 
    
     

 

Affichage sur la page de toutes les associations ...
Périodes de Congés Scolaires 
Dates de la Période 
Date de Forclusion 
Etat de la Période 
     

TABLEAU 3

Saisie Par le Service des Sports ... PLANNING

Choix de l'Association
 
Lieux 
 Jours 
Début 
 H Type de Cours 
     
Fin 
 H  
   
Nombre de Pratiquants       Tranches d'Age (à partir de)  A Ans
   
  Responsable
Nom 
  Prénom 
   
Association Lieux Jours Crénaux Cours Pratiquants Ages Responsable de l'Evènement    
               

 

Récapitulatif ... Simple Affichage (Page de l'Association Sélectionée)
Lieux Jours Crénaux Cours Pratiquants Ages Responsable de l'Evènement
             

TABLEAU 4

Récapitulatif ... Affichage du formulaire des choix (Page de l'Association) ... RESERVATION CONGES SCOLAIRES

Affichage des lignes saisies au tableau 3 pour l'association renseignée
Lieux Jours Crénaux Période 1 Tableau 2 Période 2 Tableau 2 Période N+1 Tableau 2
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
     
Si date de forclusion dépasée (tableau 2 / ligne) box désactivée ... Possiblité d'éditer un PDF au format paysage du tableau complété ? ...

TABLEAU 5

EN COURS D'ELABORATION

TABLEAU 6

Récapitulatif ... Affichage du planning (Page de l'Association) ... PLANNING HEBDOMADAIRE SAISON XXXX - XXXX

Lieux Jours Crénaux Cours Pratiquants Ages
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
A Ans
   
Responsable de l'Evènement
Crénaux à Reconduire
    
Nom  Prénom 
OUI NON

Demande : Organisation d'Evènement

PARTIE RESERVEE AU SERVICE DES SPORTS (OMEPS)
 
Choix de l'Association 
 
Numéro de Demande 
Affectation 
Réceptionné le 
Nom / Prénom 
Acceptation 
 OUI NON
Si NON => Motif du Refus 

 

INFORMATIONS SUR L'EVENEMENT
Responsable de la Demande 
Nom 
Prénom 
 
Tél. 
Fonction 
     
Association 
Intitulé de l'Evènement 
    
Nature de l'Evènement 
Niveau 
         
Date de l'Evènement 
Jour 
 Date  De  H à  H
       
 
Jour 
Date 
Horaire de Début
Horaire de Fin
    
         
         
Lieu de l'Evènement 
    
         
Responsable de l'Evènement 
Nom 
Prénom 
 
Tél. 
Fonction 

 

DETAILS DE L'EVENEMENT
Nombre de Personnes Attendues
         
Date Nbre de Participants Attendus Nbre de Spectateurs Attendus Nbre d'Organisateurs Attendus Total
nbre en dur calcul automatique en fonction saisie des champs ci-avant
       
         
Date Participants Attendus Spectateurs Attendus Organisateurs Attendus Total    
         

 

PREPARATION DE L'EVENEMENT
Horaires Comprenant le Temps d'Installation et de Rangement
           
Date de Début de l'Evènement 
De  H      
Date de Fin de l'Evènement 
   à  H      
         
           
 
Dates
Horaire de Début
Horaire de Fin
    
  Du ... au ...    

 

DEMANDE DE MATERIEL
Type de Véhicule
Demande de Véhicule 
Affectation du Véhicule 
 OUI NON EN ATTENTE
       
Date de Prise en Charge 
 De  H  
Date de Retour 
   à  H  
       
Type de Matériel Sportif
Description 
 Quantité Demandée  Matériel Attribué  OUI NON Qantité Attribuée 
           
           
Description Quantité Demandée Matériel Attribué Quantité Attribuée    
     
Type de Matériel Technique
Description 
 Quantité Demandée  Matériel Attribué  OUI NON Qantité Attribuée 
           
           
Description Quantité Demandée Matériel Attribué Quantité Attribuée    
     
Type de Matériel Hifi
Description 
 Quantité Demandée  Matériel Attribué  OUI NON Qantité Attribué 
           
           
Description Quantité Demandée Matériel Attribué Quantité Attribuée    
     

 

COMMUNICATION DE L'EVENEMENT
Demande de la venue du Maire et d'un ou plusieurs élu(s) et/ou représentant(s) de Service
M./Mme le(a) Maire
M./Mme l'Adjoint(e) au Maire chargé(e) des Sports
M./Mme le(a) Directeur(trice) ou un repésentant du Service des Sports
M./Mme le(a) Président(e) de l'OMEPS
Si oui, souhaitez-vous leur présence lors de la remise des récompenses ou un autre moment précis ?
OUI NON
 
Date
 De  H à  H    
         
       
Date
Horaire de Départ
Horaire de Fin
    
Souhaitez-vous créer une invitation ?
OUI NON Quantité Souhaitée 
 
Description de l'Evènement (Informations permettant la publication de votre évènement sur différents moyens de communication)
L'évènement est-il ouvert au public ? Si oui, est-il payant et quel en est le tarif ?
             
OUI NON Prix         
     
Tarif
      
         

 

RAPPEL DES POINTS DE RESPONSABILITE PENDANT L'EVENEMENT

Consignes de Sécurité.

D'une part l'association, se doit de respecter les consignes liées aux règles d'hygiène et de sécurité et de remplir la fiche état des lieux avec le gardien. L'association est responsable du public venant sur le lieu de l'évènement. D'autre part l'agent de gardiennage, veillera à ce que les consignes d'hygiène et de sécurité soient respectées.

- Mise à disposition du gymnase dans un état correct de propreté.
- Veiller à dégager les issues de secours.
- Vérifier que l'installation du matériel réponde aux mesures de sécurité.

En raison des évènements tragiques des 7, 8 et 9 janvier dernier, le Gouvernement a décidé de remonter le plan Vigipirate au niveau "ALERTE ATTENTAT". Les services de l'état demandent aux associations de mettre en place, pour une durée limitée mais non déterminée, des mesures de sécurité exceptionnelles. En effet, le public accueilli dans les installations sportives peut devenir une cible potentielle assez facilement repérable par des personnes malveillantes.

Aussi, il est demandé à chaque association :
- de veiller à respecter strictement les créneaux d'horaires attribués pour l'évènement sportif, "Heure de début heure de fin"
- de filtrer les entrées du gymnase, les gardiens, les entraineurs ou les bénévoles du club peuvent interdire l'entrée à toutes personnes étrangères à l'évènement organisé dans le gymnase.

La sécurité est l'affaire de tous et elle impacte forcément le fonctionnement des installations sportives. Elle implique la mobilisation de moyens exceptionnels qui devront être mis en œuvre tout au long du maintien de l'alerte maximum. Mise à disposition et installation du matériel sportif et technique. D'une part l'association, se doit d'installer son propre matériel (sportif et technique) et le matériel mis à disposition par le Service des Sports. L'association s'engage à ranger le matériel correctement, c'est-à-dire dans l'état dont il a été livré. D'autre part le Service des Sports s'engage à mettre à disposition le matériel technique et sportif dont il dispose sur le lieu de l'évènement.

Le Service des Sports s'engage également à prévoir les installations techniques suivantes :

 

FICHE ETAT DES LIEUX
A la livraison, vérification du matériel par le gardien et la Corrdination Sportive :
Complet OUI NON
   
  Matériel Manquant et Remarques
 
   
  Date  Signature 
   
A l'installation, vérification du matériel par l'Association et le gardien :
Complet OUI NON
   
  Matériel Manquant et Remarques
 
   
  Date  Signature 
   
Au rangement, vérification du matériel par L'Association et le gardien :
Complet OUI NON
   
  Matériel Manquant et Remarques
 
   
  Date  Signature 
   
Au retour, vérification du matériel par le gardien et la Coordination Sportive :
Complet OUI NON
   
  Matériel Manquant et Remarques
 
   
  Date  Signature 
   
FICHE BILAN
Bilan sur la mise en place et déroulement de votre évènement (Matériel, délais, invitations, communication, hygiène, etc.)
VERS LE SERVICE DES SPORTS :
Tableau 1 - Non Modifiable ...
Convention Caution Assurance
OUI/NON
DATE
OUI/NON
DATE
OUI/NON
DATE
Tableau 2 - Non Modifiable ...
Périodes de Congés Scolaires 
Dates de la Période 
Date de Forclusion 
Etat de la Période 
     
Tableau 3 - Non Modifiable ...
Lieux Jours Crénaux Cours Pratiquants Ages Responsable de l'Evènement
             
Tableau 4 - Modifiable Partiellement ...
Lieux Jours Crénaux Période 1 Tableau 2 Période 2 Tableau 2 Période N+1 Tableau 2
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
     
Tableau 5 -
Tableau 6 - Modifiable Partiellement ...
Lieux Jours Crénaux Cours Pratiquants Ages
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
Affichage Tableau 3
 
 
A  Ans
   
Responsable de l'Evènement
Crénaux à Reconduire
    
Nom  Prénom 
OUI NON
VERS LE PUBLIC :
Nom de l'Association 
Sigle 
Siège Social 
Affiliation à une Fédération : 
   
Membres du Bureau ...
Fonction 
Nom 
   Prénom  
Téléphone 
E-Mail 
 
Fonction Nom Prénom Téléphone E-Mail    
         
Nature de l'Activité ...
Nature de l'Activité 
 
Contacts Club ...
Nom du Contact 
  Prénom du Contact  
Téléphone 
E-Mail 
Adresse 
Site Web 
 
Lieux de Pratique